Συστήματα Διαχείρισης Απόδοσης και Ανάπτυξης
Ένα πολύ καλά σχεδιασμένο Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης το οποίο υλοποιείτε επιτυχώς, μπορεί να αποδειχθεί ο σπουδαιότερος σύμμαχος στη δημιουργία επιχειρήσεων υψηλής απόδοσης.
Οι προσπάθειες και οι επενδύσεις που έχουν γίνει στα Συστήματα Διαχείρισης Απόδοσης είναι τεράστιες. Ωστόσο, υπάρχουν ακόμα πολλές περιπτώσεις όπου τα συστήματα αυτά δεν ανταποκρίνονται στις υποσχέσεις τους και οδηγούν συχνά σε απογοητευτικά αποτελέσματα. Γιατί συμβαίνει αυτό; Η απάντηση βρίσκεται σε τρεις απλές λέξεις – Φτωχή Διαχείριση Απόδοσης – και αν και ακούγεται απλοϊκό στην πραγματικότητα είναι πολύπλευρο.
Η Διαχείριση Απόδοσης είναι μία ολιστική και δυναμική διαδικασία που εμπλέκει μία σειρά δραστηριοτήτων οι οποίες, όταν λειτουργούν σε αρμονία, συμβάλλουν σε υψηλά επίπεδα επιχειρηματικής απόδοσης. Η Διαχείριση Απόδοσης σχετίζεται με τη στρατηγική, τους ανθρώπους και τις διαδικασίες που ενσωματώνονται πλήρως με την κουλτούρα που ενθαρρύνει την ομαδική εργασία, την ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία και τη συνεργασία. Αν χαθεί έστω κι ένα στοιχείο, το μόνο που θα μείνει θα είναι ένα σύστημα που θα παράγει ανούσιες ετήσιες στατιστικές και που οι άνθρωποι δε θα θέλουν να χρησιμοποιούν ή θα το συμπληρώνουν ως μια τυπική υποχρέωση.
Στη Human Asset θεωρούμε ότι ένα Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης θα πρέπει να είναι φτιαγμένο στα μέτρα κάθε επιχείρησης με βάση συγκεκριμένες συνθήκες.
Γι’ αυτό η προσέγγισή μας στην ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης απόδοσης είναι σχεδιασμένη να αντανακλά αυτές τις διαφορές και με βάση αυτές μπορούμε να σας βοηθήσουμε να σχεδιάσετε ένα σύστημα που θα σας δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Τα παρακάτω διάγραμμα δείχνει εν συντομία την προσέγγισή μας, ενώ κάθε στάδιο περιγράφεται διεξοδικότερα στις παραγράφους που ακολουθούν:
Στάδιο 1: Ως πρώτο βήμα, μέσω συναντήσεων με τα διοικητικά στελέχη, επιβεβαιώνουμε πως όλα τα στοιχεία που συναρμολογούν τη συνολική ταυτότητα της επιχείρησης έχουν ξεκάθαρα και διεξοδικά οριστεί. Αυτές οι πληροφορίες θα ενσωματωθούν στα εργαστήρια (workshops) των εργαζομένων με στόχο να περάσουν ένα ξεκάθαρο και ηχηρό μήνυμα σχετικά με τις προσδοκίες της Ανώτερης Διεύθυνσης Συνεπώς, θεωρείται ως ο ακρογωνιαίος λίθος του μοντέλου Διαχείρισης Απόδοσης.
Στάδιο 2: Το δεύτερο στάδιο είναι η πρωτογενή συλλογή πληροφορίας (Field work). Μέσω συνεντεύξεων, συζητήσεων και συλλογή σχετικών στοιχείων σκοπός μας είναι να συλλέξουμε πληροφορίες σχετικές με τις επιχειρηματικές πολιτικές και διαδικασίες, τις κοινές πρακτικές και τη νοοτροπία.
Στάδιο 3: Η πρώτη σειρά εργαστηρίων (workshops) στοχεύει να διασφαλίσει πως όλοι είναι ενήμεροι για τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική, το ρόλο τους να στηρίζουν την επιτυχή επίτευξη της και πώς αυτό αντανακλά στην εργασία και τα καθήκοντά τους. Παράλληλα, ενθαρρύνουμε τη συμμετοχή του κόσμου στον ορισμό των παραμέτρων με βάση τις οποίες θα μετρηθεί η απόδοσή τους (Δείκτες απόδοσης/Key Performance Indicators) και θα οριστεί το έδαφος για το σχέδιο της μελλοντικής τους ανάπτυξης και/ή της ανταμοιβής. Η εμπειρία μας λέει ότι η συμμετοχή του κόσμου είναι υψηλής σημασίας καθώς θα αγκαλιάσουν και θα στηρίξουν ένα Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης μόνο εφόσον το θεωρούν δίκαιο. O καλύτερος τρόπος να επιτευχθεί αυτό είναι να συμμετέχουν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι ενεργά στο στάδιο της ανάπτυξης και σχεδιασμού του συστήματος. Το τελικό αποτέλεσμα των εργαστηρίων παρουσιάζεται στα Διοικητικά Στελέχη (Executive Management) για περαιτέρω συζήτηση και τελική έγκριση.
Στάδιο 4: Η δεύτερη σειρά των εργαστηρίων είναι πιο πρακτικής φύσεως και στοχεύει να εισαγάγει τους εργαζόμενους σε πιο αποτελεσματικούς τρόπους στοχοθέτησης καθώς και να αναπτύξει το Πλαίσο Δεξιοτήτων (People Competency Framework) σε περιπτώσεις που αυτό δεν υπάρχει ήδη. Σε περίπτωση που οι δεξιότητες ήδη υπάρχουν, προσαρμόζονται (όπου είναι απαραίτητο) και ενσωματώνονται στο νέο Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης.
- Στοχοθεσία: Θεωρούμε ότι οι ξεκάθαροι στόχοι συμβάλλουν σημαντικά στην επιτυχία ενός Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης. Οι στόχοι μπορούν να οργανώσουν ή να διαλύσουν μια επιχείριση, γι’ αυτό πρέπει να τίθενται σωστά και ξεκάθαρα από την πρώτη στιγμή. Η στοχοθέτηση στην αίθουσα συσκέψεων των διοικητικών στελεχών δεν είναι πάντα η προτεινόμενη προσέγγιση καθώς αυτοί που πρέπει να τους επιτύχουν είναι όσοι βρίσκονται στην πρώτη γραμμή. Είναι οι στόχοι εφικτοί; Υπάρχουν οι απαιτούμενες δεξιότητες για την επίτευξή τους; Υπάρχουν τα μέσα και η υποστήριξη ώστε να επιτευχθούν; Με έκπληξη συχνά διαπιστώνουμε ότι όλα αυτά είναι θέματα που έρχονται στην επιφάνεια κατά τη διάρκεια των εργαστηρίων στα οποία δίνεται ελάχιστη ή καθόλου προσοχή στο χρονικό διάστημα όπου τίθενται οι στόχοι. Πάντα στοχεύουμε οι ομάδες των εργαστηρίων μας να αποτελούνται από ανθώπινο δυναμικό που ποικίλλει, από διαφορετικά τμήματα κι επίπεδα. Μόνο με αυτόν τον τρόπο μαθαίνουν πώς οι ενέργειές τους σε προσωπικό επίπεδο ή σε επίπεδο τμήματος επηρεάζουν τους άλλους και συνεπώς ολόκληρη την απόδοση της επιχείρησης. Παράλληλα οι εργαζόμενοι μαθαίνουν πώς να θέτουν προσωπικούς στόχους που να ευθυγραμμίζονται με τη στρατηγική και τους στόχους της επιχείρησης. Όλα αυτά συντονίζονται και παραδίδονται με ακρίβεια μέσω πρακτικών ασκήσεων και με την καθοδήγηση από τους έμπειρους συμβούλους μας. Σαφώς βέβαια θα πρέπει όλη η διαδικασία να υποστηρίζεται από τη Διοίκηση (top management).
- Πλαίσιο Δεξιοτήτων (competency framework): Το πλαίσιο δεξιοτήτων είναι ίσης σημασίας με τις ποσοτικές παραμέτρους ενός συστήματος διαχείρισης απόδοσης. Ορίζει το πλαίσιο αναμενόμενων συμπριφορών του ατόμου μέσα στην επιχείρηση. Η προσέγγισή μας στην ανάπτυξη ενός μοντέλου πλαισίου δεξιοτήτων περιλαμβάνει τη χρήση του HR Mentor. Το HR Mentor βασίζεται σε διεθνή πρότυπα και παρέχει στην επιχείρηση την ευελιξία να εγκαθιδρύσει το δικό της μοντέλο δεξιοτήτων για κάθε θέση εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να δείτε το τμήμα Πλαίσιο δεξιοτήτων. (this will be a link to Competency section)
Στάδιο 5: Σε αυτό το στάδιο οι σύμβουλοί μας θα δημιουργήσουν όλα τα εργαλεία του Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης στα οποία συμπεριλαμβάνονται:
- Πολιτικές
- Εντυπα
- Κλίμακες Αξιολόγησης
- Εργαλείο Σχεδιασμού Ανάπτυξης Προσωπικού
- Πολιτική Ανταμοιβής
- Οδηγοί του Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης
- Οδηγός Εκπαίδευσης και Ανάπτυξης
- Βοηθητικοί οδηγοί Απόδοσης για τους Managers (Performance Managers’ facilitator guides)
- Πρότυπο Αναφοράς Περιόδου (Period end reporting template)
Όλο το υλικό παρουσιάζεται στη διοίκηση (top management) προτού προχωρήσει στο στάδιο της εφαρμογής.
Στάδιο 6: Αυτό είναι το στάδιο της εφαρμογής όπου θα εκπαιδευθούν όλοι σε όλα τα επίπεδα στο νέο Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης. Περιλαμβάνει συναντήσεις για αξιολογούμενους και αξιολογητές. Επιπλέον παρέχουμε υποστήριξη στο αρχικό λανσάρισμα επικοινωνιακού υλικού.
Στάδιο 7: Κανένα Σύστημα Διαχείρισης Απόδοσης δεν μπορεί να ολοκληρωθεί χωρίς το στάδιο της αξιολόγησης. Έτσι ακολουθώντας τον πρώτο κύκλο της υπάρχουσας εφαρμογής, συνήθως μετά από δώδεκα μήνες, και μέσω συνεντεύξεων/ ομαδικών συζητήσεων (focus groups,) έλεγχο οικονομικών και δεδομένων, αξιολογούμε το σύστημα ως προς τη χρησιμότητα και αποτελεσματικότητά του και προτείνουμε ρυθμίσεις όπου είναι απαραίτητο.
Εκτός από τις υπηρεσίες που περιλαμβάνονται στη διαδικασία ανάπτυξης ενός Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης προσφέρουμε επίσης υπηρεσίες στα εξής σχετικά πεδία:
- Ανάπτυξη Πλαισίου Δεξιοτήτων συμπεριφοράς (this is to be a link with the individual service)
- Αυτοματοποίηση Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης συμπεριλαμβανομένης αναφοράς στο τέλος του έτους
- Εκτίμηση και προσαρμογή του τρέχοντος συστήματος διαχείρισης απόδοσης
