Η εταιρία και οι προκλήσεις
To Embryolab είναι πρότυπη Μονάδα Ιατρικώς Υποβοηθούμενης Αναπαραγωγής, που λειτουργεί στη Θεσσαλονίκη από το 2004. Την ομάδα του Embryolab απαρτίζουν κορυφαίοι γιατροί, εμβρυολόγοι, και επιστήμονες πολλών ειδικοτήτων με μεγάλη εξειδίκευση και εμπειρία στην υποβοηθούμενη αναπαραγωγή. Με επιμονή στην ποιότητα και εξοπλισμό στην αιχμή της τεχνολογίας, το Embryolab υποστηρίζει τη γονιμότητα με θεραπευτικά σχήματα που προσαρμόζονται στις ιδιαιτερότητες και τις προσωπικές ανάγκες κάθε ζευγαριού. Στο Embryolab αλλάζουν ζωές, δημιουργούνται οικογένειες!
Η ραγδαία ανάπτυξη της κλινικής τα τελευταία χρόνια και η εξάπλωσή της εκτός ελληνικών συνόρων έκανε εμφανή την πρόκληση της διαχείρισης ενός τόσου μεγάλου δικτύου ασθενών και παραρτημάτων σε συνδυασμό με τις πρόσφατες συνθήκες COVID19. Την πρόσκληση αυτή κληθήκαμε να διαχειριστούμε από το 2019, αξιοποιώντας τη σύγχρονη μεθοδολογία και τα εργαλεία του Risk Management. Η ανάγκη αυτή όμως δε θα μπορούσε να καλυφθεί ικανοποιητικά με απλή εκπαίδευση στο Risk Management.
Η μεθοδολογία αντιμετώπισης των προκλήσεων
Σε συνεργασία με την εταιρία Εκπαίδευσης και Συμβούλων Human Asset σχεδιάσαμε ένα ολοκληρωμένο Πρόγραμμα Εκπαίδευσης και Ανάπτυξης των στελεχών μας, με συνδυασμό Workshops, On-the-Job Assignments, Asynchronous & Synchronous e-learning και Συμβουλευτικής Καθοδήγησης.
Ο σκοπός του προγράμματος ήταν να αποκτηθούν οι γνώσεις και οι δεξιότητες διαχείρισης ρίσκου των στελεχών, αλλά και να ενσωματωθεί πλήρως στην κουλτούρα της εταιρίας η φιλοσοφία του Risk Management με βάση τις καλές πρακτικές και τα διεθνή πρότυπα.
Το διεθνές πρότυπο του Project Management Institute (PMI)® σε ό,τι αφορά το Risk Management, προσφέρει διεθνώς αναγνωρισμένες καλές πρακτικές, ένα σύνολο εργαλείων – τεχνικών- ορολογίας, αλλά και μια ολοκληρωμένη μεθοδολογία, ώστε αναλαμβάνοντας την ευθύνη διαχείρισης ενός έργου να έχουμε τη δυνατότητα σε κάθε βήμα και σε κάθε κατάσταση που αντιμετωπίζουμε να απαντούμε αποτελεσματικά στο ερώτημα «Πώς;», αλλά κυρίως στο ερώτημα «Γιατί;».
Οι στόχοι του προγράμματος ήταν να αποκτηθούν οι γνώσεις και να αναπτυχθούν οι δεξιότητες διαχείρισης ρίσκων στο σημερινό παγκοσμιοποιημένο περιβάλλον της αγοράς όπου λειτουργεί η Embryolab, ώστε να μπορούν άμεσα και οργανωμένα να απαντηθούν ενδεικτικά ερωτήματα όπως τα παρακάτω:
- Ανατέθηκε σωστά το έργο;
- Ποιους εμπλεκόμενους πρέπει να λάβω υπόψη μου πριν την σχεδίαση;
- Ποια ρίσκα να λάβω υπόψη μου στη σχεδίαση;
- Πώς θα αναγνωρίσω τις ευκαιρίες και τις απειλές στο έργο μου;
- Ποια τα εργαλεία ανάλυσης ευκαιριών και απειλών;
- Πώς επιλέγω σωστή στρατηγική αξιοποίησης των ευκαιριών και αντιμετώπισης απειλών;
- Πώς θα παρακολουθήσω αποτελεσματικά την πορεία του έργου μου;
Η Υλοποίηση του Προγράμματος και τα Αποτελέσματα
Δημιουργώντας αρχικά το Risk Team του Embryolab, προχωρήσαμε σε συνεργασία με όλα τα τμήματα και το προσωπικό της εταιρίας στην πραγματοποίηση 7 workshops σε διάστημα 14 μηνών. Κατά τη διάρκεια των workshops αναγνωρίστηκαν ευκαιρίες και απειλές για την κλινική, οι οποίες μετά την ανάλυσή τους καταχωρήθηκαν στο αντίστοιχο Risk Register.
Ακολούθησε η επιλογή των κατάλληλων στρατηγικών αντιμετώπισης Ευκαιριών και Απειλών (Risks) που αφορούν την εταιρία, καθώς και η εφαρμογή/παρακολούθηση των παραπάνω στην καθημερινότητά της εταιρίας, με διεργασίες όπως Risk Reassessment και Risk Audit για τα Project της κλινικής. Επιπρόσθετα, μέσα από εκτενή συζήτηση τέθηκαν οι απαραίτητες βάσεις για την εκτέλεση των Reserves Analysis, την επιλογή ή μη των απαραίτητων Workarounds και τη συνεχή ανανέωση/συμπλήρωση του αντίστοιχου “Risk Register” της κλινικής.
Κατά τη διάρκεια των Workshops, καθώς αναπτυσσόταν το θεωρητικό υπόβαθρο, τα στελέχη με την καθοδήγηση τόσο του εισηγητή κ. Αθανάσιου Φουρτούνα, όσο και του Risk Team της εταιρίας, προσδιόρισαν τους τρόπους με τους οποίους η εταιρία θα εφαρμόσει στην πράξη όλες τις διεργασίες του Risk Management Plan που συντάχθηκε με βάση τις ιδιαιτερότητες των υπηρεσιών που προσφέρει η Embryolab. Η συνεργασία με την Human Asset συνεχίστηκε με την εξ αποστάσεως παρακολούθηση της εφαρμογής του παραγόμενου Risk Management Plan σε όλα τα στάδια λειτουργίας της εταιρίας. Όλα τα παραπάνω πραγματοποιήθηκαν μέσα σε ένα ευχάριστο και δημιουργικό περιβάλλον, με την ενθουσιώδη συμμετοχή όλων των αρμόδιων στελεχών της Embryolab.
Ως αποτέλεσμα, θεωρούμε ότι πλέον η φιλοσοφία του Risk Management έχει κατανοηθεί από το προσωπικό της κλινικής και είμαστε έτοιμοι να την ενσωματώνουμε σε κάθε σχεδιασμό μας αλλά και σε κάθε project!
«Στόχος μας στην εταιρεία είναι να βελτιωνόμαστε συστηματικά και σταθερά. Αυτό το είδος ηγετικής νοοτροπίας – σε κάθε επίπεδο του οργανισμού – είναι που μας κάνει να ξεχωρίζουμε. Και σε αυτή τη βασική αρχή στηρίξαμε την εξαιρετική, όπως αποδείχθηκε επιλογή μας να εκπαιδευτούμε σε θέματα διαχείρισης κινδύνου μέσω της Human Asset και του φίλου Θανάση Φουρτούνα. Δεκαοκτώ συνεργάτες, σχεδόν το 20% του δυναμικού μας, εκπαιδεύτηκαν σε ένα τόσο κρίσιμο για τη βιωσιμότητα κάθε εταιρείας ζήτημα. Το σημαντικότερο όλων είναι ότι οι άνθρωποί μας δεν απέκτησαν απλά τεχνική επάρκεια στο Risk Management, αλλά ανέπτυξαν μια άλλη φιλοσοφία στον εντοπισμό, στην αξιολόγηση και τελικά στη διαχείριση κινδύνου. Γίνεται δε εύκολα αντιληπτό πόσο κρίσιμη είναι η λειτουργία του Risk Management στο χώρο μας. Απόφαση λοιπόν της διοίκησης είναι ότι η εκπαίδευση αυτή ήταν η αρχή που θα μας οδηγήσει σε ακόμη υψηλότερα επίπεδα γνώσης!»
Dimitrios V. Nikolaidis, BA, M.Ed., Ph.D., General Manager of Embryolab
Δείτε επίσης: https://embryolab.eu/risk-management/
