Η εταιρία και οι προκλήσεις
Η Coffee Island είναι μια ελληνική εταιρία η οποία από το 1999 μέχρι σήμερα προσφέρει στους λάτρεις του καφέ την ευκαιρία να απολαμβάνουν μία μεγάλη ποικιλία από νέα χαρμάνια, αλλά και πλήθος χρηστικών αντικειμένων για την παρασκευή ενός γευστικού, άκρως ποιοτικού καφέ. Σήμερα, η ανταπόκριση του κοινού μεταφράζεται σε αριθμούς, καθώς η εταιρεία αριθμεί πλέον 392 καταστήματα σε Ελλάδα και εξωτερικό, προσφέροντας την τεχνογνωσία της και τα προϊόντα της σε πολλά μέρη του πλανήτη!
Η ραγδαία ανάπτυξη της εταιρίας τα τελευταία χρόνια και η εξάπλωσή της εκτός ελληνικών συνόρων έκανε εμφανή την πρόκληση της διαχείρισης ενός τόσου μεγάλου δικτύου προμηθευτών, καταστημάτων και πελατών. Το εκπαιδευτήριο, το εργαστήριο, η μεταποίηση καφέ της εταιρίας σε συνδυασμό με την αισιοδοξία, το κέφι και το ζήλο των στελεχών, εμφανή στα πρόσωπά τους, αποτελούν απαραίτητα στοιχεία για να υποστηρίξουν το ξεχωριστό, σε σχέση με τα υπόλοιπα καταστήματα υπηρεσιών Coffee on-the-go. Την πρόσκληση αυτή κληθήκαμε να διαχειριστούμε αξιοποιώντας τη σύγχρονη μεθοδολογία και τα εργαλεία του Risk Management. Η ανάγκη αυτή όμως δε θα μπορούσε να καλυφθεί ικανοποιητικά με απλή εκπαίδευση στο Risk Management.
Η μεθοδολογία αντιμετώπισης των προκλήσεων
Σε συνεργασία με την εταιρία Εκπαίδευσης και Συμβούλων Human Asset σχεδιάσαμε ένα ολοκληρωμένο Πρόγραμμα Εκπαίδευσης και Ανάπτυξης των στελεχών μας, με συνδυασμό Workshops, On-the-Job Assignments, Asynchronous & Synchronous e-learning και Συμβουλευτικής Καθοδήγησης.
Ο σκοπός του προγράμματος ήταν να αποκτηθούν οι γνώσεις και οι δεξιότητες διαχείρισης ρίσκου των στελεχών, αλλά και να ενσωματωθεί πλήρως στην κουλτούρα της εταιρίας η φιλοσοφία του Risk Management με βάση τις καλές πρακτικές και τα διεθνή πρότυπα.
Το διεθνές πρότυπο του Project Management Institute (PMI)® σε ό,τι αφορά το Risk Management, προσφέρει διεθνώς αναγνωρισμένες καλές πρακτικές, ένα σύνολο εργαλείων – τεχνικών- ορολογίας, αλλά και μια ολοκληρωμένη μεθοδολογία, ώστε αναλαμβάνοντας την ευθύνη διαχείρισης ενός έργου να έχουμε τη δυνατότητα σε κάθε βήμα και σε κάθε κατάσταση που αντιμετωπίζουμε να απαντούμε αποτελεσματικά στο ερώτημα «Πώς;», αλλά κυρίως στο ερώτημα «Γιατί;».
Οι στόχοι του προγράμματος ήταν να αποκτηθούν οι γνώσεις και να αναπτυχθούν οι δεξιότητες διαχείρισης ρίσκων στο σημερινό παγκοσμιοποιημένο περιβάλλον της αγοράς όπου λειτουργεί η Coffee Island, ώστε να μπορούν άμεσα και οργανωμένα να απαντηθούν ενδεικτικά ερωτήματα όπως τα παρακάτω:
- Ανατέθηκε σωστά το έργο;
- Ποιους εμπλεκόμενους πρέπει να λάβω υπόψη μου πριν την σχεδίαση;
- Ποια ρίσκα να λάβω υπόψη μου στη σχεδίαση;
- Πώς θα αναγνωρίσω τις ευκαιρίες και τις απειλές στο έργο μου;
- Ποια τα εργαλεία ανάλυσης ευκαιριών και απειλών;
- Πώς επιλέγω σωστή στρατηγική αξιοποίησης των ευκαιριών και αντιμετώπισης απειλών;
- Πώς θα παρακολουθήσω αποτελεσματικά την πορεία του έργου μου;
Η Υλοποίηση του Προγράμματος και τα Αποτελέσματα
Δημιουργώντας αρχικά το Risk Team της Coffee Island, προχωρήσαμε σε συνεργασία με όλα τα τμήματα και το προσωπικό της εταιρίας στην πραγματοποίηση 5 workshops σε διάστημα 6 μηνών. Κατά τη διάρκεια των workshops αναγνωρίστηκαν ευκαιρίες και απειλές για την εταιρία, οι οποίες μετά την ανάλυσή τους καταχωρήθηκαν στο αντίστοιχο Risk Register.
Ακολούθησε η επιλογή των κατάλληλων στρατηγικών αντιμετώπισης Ευκαιριών και Απειλών (Risks) που αφορούν την εταιρία, καθώς και η εφαρμογή/παρακολούθηση των παραπάνω στην καθημερινότητά της εταιρίας, με διεργασίες όπως Risk Reassessment και Risk Audit για τα Project της εταιρίας. Επιπρόσθετα, μέσα από εκτενή συζήτηση τέθηκαν οι απαραίτητες βάσεις για την εκτέλεση των Reserves Analysis, την επιλογή ή μη των απαραίτητων Workarounds και τη συνεχή ανανέωση/συμπλήρωση του αντίστοιχου “Risk Register” της εταιρίας.
Κατά τη διάρκεια των Workshops, καθώς αναπτυσσόταν το θεωρητικό υπόβαθρο, τα στελέχη με την καθοδήγηση τόσο του εισηγητή κ. Αθανάσιου Φουρτούνα, όσο και του Risk Team της εταιρίας, προσδιόρισαν τους τρόπους με τους οποίους η εταιρία θα εφαρμόσει στην πράξη όλες τις διεργασίες του Risk Management Plan που συντάχθηκε με βάση τις ιδιαιτερότητες της Coffee Island. Η συνεργασία με την Human Asset συνεχίστηκε με την εξ αποστάσεως παρακολούθηση της εφαρμογής του παραγόμενου Risk Management Plan σε όλα τα στάδια λειτουργίας της εταιρίας. Όλα τα παραπάνω πραγματοποιήθηκαν μέσα σε ένα ευχάριστο και δημιουργικό περιβάλλον, με την ενθουσιώδη συμμετοχή όλων των αρμόδιων στελεχών της Coffee Island.
Ως αποτέλεσμα, θεωρούμε ότι πλέον έχουμε αποκτήσει τη φιλοσοφία του Risk Management και είμαστε έτοιμοι να την ενσωματώνουμε σε κάθε σχεδιασμό μας, σε κάθε project!
“Τα Risk Management Workshops δημιούργησαν μία ωραία επανάσταση στην εταιρία! Όσοι εμπλέκονται σε projects είναι ιδιαίτερα αισιόδοξοι, νιώθουν πολύ περισσότερο χρήσιμοι και συμμέτοχοι στη στρατηγική και το πλάνο της εταιρίας. Η ομάδα του risk μεγαλώνει και προστίθενται νέοι συνάδελφοι και από άλλα τμήματα. Στους διαδρόμους ή τις συναντήσεις ακούγονται έννοιες όπως shareholders, opportunity, threat, οπότε είμαστε σε καλό δρόμο για να ενσωματωθεί πλήρως το Risk Management στην κουλτούρα της εταιρίας και όλοι να σκέφτονται με βάση αυτό. Δεν χωράει η παραμικρή αμφιβολία πιά ότι ο οργανισμός μας έχει κάνει ένα πολύ μεγάλο και ουσιαστικό άλμα στον τρόπο λήψης αποφάσεων, αλλά και ότι η επένδυση αυτή έχει θετικό αντίκτυπο στην εταιρία. Ο ρόλος της Human Asset σε όλη την διαδικασία ήταν καταλυτικός και για αυτό είμαστε ευγνώμονες”
Κωνσταντίνος Κωνσταντινόπουλος, CEO Coffee Island
